Главы  1  2  

Основной критерий выбора: являются данные реляционными или нет?


Если логика данных позволяет хранить их в виде одной таблицы или листа, так и следует поступать. Под логикой здесь понимается непосредственная связь данных в каждом столбце, которые должны находиться в одной простой таблице формата Access или Excel. Они должны размещаться и обновляться единообразно. Данные такого типа, находящиеся на одной странице или листе (но не на нескольких!), называются простыми или нереляционными данными. Приведенный выше пример со списком персонала описывает именно этот случай: инициалы сотрудников не хранят в другой таблице отдельно от их фамилий.

«Типичной задачей Microsoft Excel2002 является управление списками. Если логика данных позволяет хранить их в виде одной таблицы или листа, так и следует поступать».

Тем не менее, если данные требуют хранения в разных таблицах, нужна реляционная база данных. Каждая таблица по существу представляет собой описание типа данных, например заказов клиентов. Если требуется реляционная база данных, то для данных определено отношение один-ко-многим. Например, в базе данных заказов клиентов одна таблица будет содержать имена клиентов, а другая — их заказы. У каждого клиента может быть несколько заказов. Кроме того, понадобится еще одна таблица для сведений о заказах, так как каждый заказ может включать несколько строк позиций. Реляционные данные лучше всего хранить в базе данных Microsoft Access.

Нетрудно заметить прямую связь между объемом данных и сложностью их эффективной организации. Чем больше данных, тем очевиднее необходимость размещения их в нескольких таблицах Microsoft Access. Для упрощения обработки данных и обеспечения их точности в программах Microsoft Access и Microsoft Excel предусмотрены уникальные идентификаторы. В программе Microsoft Access это первичный ключ (значок в виде ключа, появляющийся в режиме конструктора таблицы), который однозначно определяет каждую запись. В программе Microsoft Excel каждая строка обозначается номером, а каждый столбец — буквой, поэтому на каждую ячейку или диапазон ячеек имеется своя ссылка, например B5. В жизни у каждого есть номер социального страхования — лучший уникальный персональный идентификатор.

«В программе Microsoft Access есть первичный ключ, а в Microsoft Excel — ссылка на ячейку. У человека есть номер социального страхования — лучший уникальный персональный идентификатор».

Обратите внимание, что при обращении к врачу или при приеме на работу наряду с фамилией и именем требуется номер медицинского или пенсионного страхования. Дело в том, что однофамильцы и даже полные тезки далеко не редкость. Уникальные идентификаторы почти всегда числовые. Они обеспечивают целостность данных и предотвращают появление дубликатов записей или данных в ячейках, которые не удается распознать (так называемые пустые значения). Кроме того, с помощью числовых идентификаторов быстрее всего извлекаются данные при поиске или сортировке.



- Начало - - Назад - - Вперед -